为进一步提高集团合同档案规范化管理水平，确保档案安全利用，法务部于2021年10月18日至25日，通过走访调查和实地抽查的方式，按照收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计和利用八个流程对各公司法务制度建设、合同类档案资料、配套附件、补充协议、“一案一卷”编号整理、台账建立等归档情况进行了专项检查，进一步掌握相关数据信息，查找存在不足，解决法务管理突出问题。 通过检查，合同档案管理总体情况较往年进步明显，各公司登记备案及时，整理比较规范、相关制度规定和办法落实严格。管理较好的单位是汽车事业部、成功煤炭、联盛公司，还有个别公司存在差距需要持续完善。 一是领导高度重视，法务人员认真负责，态度积极主动，管理及时到位。 二是审批签字流程规范全面，从经办人到内容信息填写、逐级请示报告、转发存档，再到归档备份。 三是积存过往合同档案因时间久远、数量庞大，多处于无序存放状态，多数单位及时规范整理完成编号归档，个别公司有待提高，仅能实现“分散管理、有效利用”。 四是合同存档资料借阅、复印、使用由负责保管的领导签字后方可，归口部门移交存档登记，办理移交手续，风险合同签订履行情况掌握及时清楚。 一是个别单位合同档案管理未能采用科学规范的分类保管方法，对高风险合同、纠纷争议合同、诉讼或待执行中合同等未进行明显区分。 二是合同编号章使用管理不够严格，存在登记不够及时、无使用部门签字、内容要素登记不全、个别未盖章或编号登记不全。 三是2020年度部分合同材料未及时移交存档登记，存在缺少卷内目录、未按照统一编号填写、目录编号与实际内容不符等问题。 四是2021年度合同档案整理不够及时，一案一卷相关资料不够全面。 一是加强合同档案管理制度化、规范化，确保合同档案管理扎实管控，确保公司合法权益，防控经营风险。 二是及时收集整理风险合同档案，定期进行监督评审，确保风险隐患排查发现及时，防控处理及时。 三是在“一案一卷”的基础上，对所涉资料及时规范整理，确保有理有据、证据完整，定期组织交流与汇总，力求当期事当期毕。 四是严格落实合同管理内控制度，加强对重大项目合同事前论证、合同签订跟踪、执行过程监督管控、后续事项处理等环节的工作力度，确保严格按照流程推进工作落实。 合同是公司对外沟通的桥梁，是企业经营发展的命脉。合同管理无小事，事事关系到企业的创新发展、经营成败，必须要高度重视，做到全过程、全系统、动态跟踪管理，以合同文本、合同审批、合同执行、财务管理、法务防范、预警提示为核心，建立起全面可持续、统一规范的管理，助力集团公司创新发展。
